لماذا تريد أن تصبح مساعدًا إداريًا؟ (مع 10 نماذج من إجابات المقابلة)

ينشغل الأشخاص الذين يجلسون ويعملون في الإدارة العليا في الغالب بصياغة الاستراتيجيات إلى جانب وضع بيانات الرؤية والمهمة للمنظمة. وبالتالي، من أجل إجراء عملياتهم بسلاسة وبأقصى قدر من الكفاءة، يقومون بتعيين مساعد إداري. دور المساعد الإداري بسيط ولكنه صعب ومتطلب.

إنه مزيج مثالي من مهارات الاتصال ومهارات التنظيم التي تلعب دورًا أثناء إدارة الأنشطة الإدارية للمنظمة بشكل فعال. إن الشخص القادر على القيام بمهام متعددة ويمتلك مهارات شخصية رائعة يكون دائمًا على رادار بعض أفضل المنظمات العاملة في العالم.

لماذا يتم طرح هذا السؤال؟

هناك الكثير من الناس في هذا العالم الذين لا يحبون مهنتهم. ونتيجة لذلك، فإنهم يصبحون عاطلين عن العمل أو يشعرون بالاستياء أثناء أداء واجباتهم. ومن ثم، تطورت الممارسة الشائعة لطرح هذا النوع من الأسئلة التي تساعد القائم بالمقابلة على تقييم مدى جدية المرشح تجاه المهنة أو الدور. علاوة على ذلك، من خلال هذا السؤال، يمكنهم الحكم على فهمك وفهم الدور.

عينة من إجابات المقابلة لمساعد إداري

أثناء التقدم لوظيفة مساعد إداري ووصولك إلى مرحلة المقابلة، ستجد السؤال الذي سيطاردك من مؤسسة إلى أخرى. أي لماذا تريد أن تصبح مساعدًا إداريًا؟ يعد إعداد الإجابة على هذا السؤال أمرًا محوريًا، مما سيساعدك على إثارة إعجاب الشخص الذي يجري معك المقابلة. وكما نعلم جميعًا، بمجرد الإعجاب، تصل فرص الاختيار إلى القمة.

ولهذا الغرض، تم ترتيب قائمة بأفضل عشرة إجابات أدناه:

#1

أنا أستمتع بإبقاء كل شيء تحت الفحص. منذ طفولتي، أنا شخص منضبط ومنظم للغاية. يمكنني مساعدة الفريق المعني، من خلال جدولة اجتماعاتهم ومواعيدهم، حتى يتمكنوا من التركيز على المهام الإدارية وبالتالي زيادة إنتاجيتهم. ومن ثم، أشعر أن هذا الدور مثالي بالنسبة لي وسأكون قادرًا على أداء الواجبات الموكلة إلي بكفاءة.

#2

لدي مهارات تواصل فعالة، مع تحدث بطلاقة ونبرة عميقة. كل هذه الأشياء مطلوبة لتكون مساعدًا إداريًا. أشعر أن الرد على المكالمات الهاتفية، وتدوين الملاحظات، وإعداد محاضر اجتماع مجلس الإدارة المهم، هي بعض المهام التي أستمتع حقًا بأدائها. كوني مجتهدًا ومستمعًا نشطًا، فأنا مناسب تمامًا لهذا الدور.

#3

تعد إدارة الأشياء مثل اللوازم المكتبية والمكالمات الهاتفية وتدوين الملاحظات من أفضل المهارات التي أمتلكها. لدي موهبة لإعداد المستندات الفعالة المطلوبة أثناء الذهاب في رحلة عمل. مع كوني شخص منظم ومنضبط. لقد اخترت هذه المهنة لأنني أتأقلم معها تمامًا. وهو مصمم خصيصًا لي.

#4

كوني أعمل في مهنة مماثلة على مدار السنوات الثلاث الماضية، لدي معرفة متخصصة بصياغة المستندات التجارية وإدارة اللوازم المكتبية وتدوين الملاحظات أثناء اجتماعات مجلس الإدارة. علاوة على ذلك، لقد قمت أيضًا بدورة قصيرة المدى في التسويق عبر البريد الإلكتروني، وهو ما يميزني عن الباقي. تعتبر كل هذه المهارات ضرورية لكوني مساعدًا إداريًا، وهو ما أمتلكه بالفعل. ومن ثم، اخترت هذا الدور وتقدمت إلى مؤسستكم المرموقة.

#5

أنا شخص يمتلك مهارات تواصل عالية و المهارات الناعمة وكلاهما أمر لا مفر منه لهذه المهنة. علاوة على ذلك، مع القدرة على الاستماع الأكثر جدارة، ومهارات كتابة البريد الإلكتروني المفيدة، والقدرة على القيام بمهام متعددة، قررت بعد تقييم دقيق أن أتولى هذا الدور. بعد العثور على وظيفة شاغرة في شركتك، تقدمت إليها على الفور تقريبًا.

#6

مع حصولي على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال ودبلوم في MS Office، لم يكن تولي دور المساعد الإداري أمرًا سهلاً بالنسبة لي. علاوة على ذلك، فأنا أجيد إدارة الأمور وجدولة المواعيد. لقد أدت مهمتي السابقة مع ABC LLP إلى تحسين مهاراتي التنظيمية ومهارات الصياغة بشكل كامل، مما دفعني إلى الاستمرار في هذا الدور.

#7

الإدارة هي الشيء الذي أحترمه دائمًا. لقد كنت دائمًا مغرمًا بإدارة المهام وجدولة الأحداث المختلفة. أشعر براحة أكبر في هذه المهام وأشعر أنني أستطيع أداء واجبات المساعد الإداري بمنتهى السهولة. علاوة على ذلك، تلعب خلفيتي التعليمية وخبرتي العملية أيضًا دورًا حاسمًا في تولي هذا الدور.

#8

إن تنسيق ومراقبة الأنشطة اليومية للمؤسسة، وتدوين الملاحظات، وصياغة وثائق الأعمال، وإدارة كشوف المرتبات هي بعض من مهاراتي المتطورة، والتي دفعتني إلى تولي هذا الدور. علاوة على ذلك، أشعر بالفخر لإدارة المهام الروتينية للمديرين، الأمر الذي سيمنحهم في النهاية وقتًا إضافيًا للتركيز على التخطيط الاستراتيجي وتطوير المنتجات الجديدة.

#9

السمة الأولى والأهم التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري هي الانضباط. لقد كنت دائمًا شخصًا منظمًا ومنضبطًا. مع موهبة حل المشكلات بموقف إيجابي. لدي القدرة على إعداد المحاضر بسرعة وبمستويات عالية من الدقة إلى جانب مهارات الاتصال ومعالجة البريد الإلكتروني الفعالة. كل هذه الأشياء تجعلني مساعدًا إداريًا يمكن الاعتماد عليه.

#10

لقد كانت الإدارة دائمًا خياري المهني الأفضل ولهذا السبب أكملت درجة الماجستير في إدارة الأعمال. بفضل المعرفة المتخصصة ببرامج MS Office وخاصة MS Excel، واختزال الاختزال، والمهارات التنظيمية، اخترت أن أكون مساعدًا إداريًا. هذا هو خياري المهني الأول وأنا سعيد جدًا باختيار هذا الدور لأنه يتناسب تمامًا مع عقليتي ومهاراتي.

خاتمة

يعد المساعد الإداري منصبًا بالغ الأهمية يتطلب منك أن تكون متعدد المهام وأن تمتلك مهارات كتابة وتواصل فعالة. يعمل قادة الأعمال دون تتبع الوقت، ويجب عليك أيضًا، كونك مساعدًا إداريًا، أن تتوافق مع توقيتهم. ساعات العمل الممتدة، والكفاءة في الكتابة التجارية، والموهبة لإعداد محاضر اجتماعات مجلس الإدارة الحاسمة، تجعل هذا المنصب مثيرًا ومتطلبًا.

يحصل المساعد الإداري على أجر جيد ويحصل على تعويض جيد مقابل خدماته. من المتوقع التعبير عن جديتك واستحقاقك لهذا الدور من خلال السؤال المذكور أعلاه، والذي يطرحه المحاورون عادة. إذا أعجبتك مقالاتنا فلا تنس مشاركتها مع عائلتك وأصدقائك. أخبرنا أيضًا من خلال قسم التعليقات أدناه، بمدى فائدة مقالاتنا بالنسبة لك.

مراجع

1. https://f.hubspotusercontent00.net/hubfs/4017359/Jobs%20-%20Eteros/Administrator%20Assistant%20(1).pdf
2. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/019263659908361012